Ceci est la deuxième version de ce texte. Il est encore en phase bêta.
Gérer ses connaissances en 2005 est un exercice assez particulier, à mi-chemin entre l’acrobatie aérienne sans ailes, la jonglerie avec 32 balles, la divination les yeux fermés et le marathon sur une jambe.
Sur le plan personnel, gérer ses contenus c’est déjà quelque chose avec la multiplication des formats, des outils et des bidules qui s’empilent comme des couches de peinture dans un vieil appartement. Tout ce champ de la gestion de notre mémoire numérique personnelle, voit poindre de nouveaux horizons.
Pour les besoins de ce billet, je vais me concentrer sur la gestion de nos connaissances professionnelles.
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Au bureau, la gestion de nos connaissances et de notre information met plusieurs personnes en relation : les collègues, la direction, les fournisseurs. Tout le monde n’a ni le même bagage, ni les mêmes besoins, ni les mêmes contraintes, ni les mêmes intérêts, ni les mêmes visées, ni la même aisance avec la gestion de l’information (c’est pas quelque chose que l’on apprend à l’école).
Pour le moment, j’escamote la question des plateformes de travail et les multiples versions de logiciels.
Nos connaissances professionnelles, je les tranche comme du jambon en quatre belles tranches de contenus :
l’information, c’est-à-dire tout ce qui relève de l’opérationnel : « Joe, Jack, William et Averell, amenez-vous à mon bureau à 9h lundi matin. On va jaser de nos futurs plans d’évasion».
la communication, c’est-à-dire tout ce qui relève du feu sacré, qui reflète les valeurs et les orientations de l’organisation : « Nous sommes extrêmement heureux de compter parmi nous Lucky Luke notre nouveau directeur des ressources humaines ». Ou encore : “Jeudi, l’entreprise lance un nouveau produit sur le marché togolais. Voici les détails.» Ou encore “Hé les amis, voyez les belles photos de bulles que j’ai prise de notre stand d’exposition à la foire du savon.»
la gestion de projet : toutes les données relatives au projet X. Chaque projet comporte une équipe, un briefing, des ressources, un calendrier. On peut distinguer les projets récurrents des projets ponctuels.
les dépôts de contenus (bibliothèques).
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Depuis six mois sur une base intensive, j’examine ce que peuvent faire pour moi (pour nous) ce que j’appelle la nouvelle génération d’applications web, tous ces outils de partage à la delicious, flickr, blogues, cms (content management system ou système de gestion de contenus), les aggrégateurs de fils rss, les wikis et tutti frutti.
J’en suis là dans ma synthèse :
- Le blogue départemental X sert à suivre les articles et les ressources qui passent dans notre radar. Ces articles et ressources ont rapport avec nos intérêts dans nos métiers respectifs et comme département. L’intérêt du blogue est double : on ne duplique pas l’info. Si l’entreprise compte 60 employés, au lieu de multiplier ce qu’on envoyait auparavant par courriel aux soixante employés (1 x 60), on l’envoie une fois dans le blogue (1 x 1). Retrouver l’information après sa parution est plus aisé grâce à un classement par mots-clés (étiquettes, tags).
- Le blogue Y de gestion de projet est tranversal dans l’entreprise, car il peut rassembler des gens et des ressources de différents départements, et même impliquer des tiers de l’extérieur. Ce blogue comporte des renseignements sensibles. Le blogue Boa-Franc PR Project Blog est un exemple de blogue de gestion de projet.
- Le blogue Z est une fédération de blogues départementaux. C’est l’intranet? Le portail interne? Si on veut. Ce super-blogue nous aide à deux choses : la communication entre les membres du groupe (c’est le canal le plus approprié pour canaliser le feu sacré) et l’accès aux différents blogues départementaux et de projets, sans oublier l’accès aux bibliothèques.
- Le carnet collectif à la Del.icio.us, sert à consigner des adresses internet de toutes sortes. On peut même prévoir plusieurs carnets qui ne sont pas des silos (nous évitons de dupliquer la même info dans deux silos séparés), bien que reliés par des famille d’intérêts (étiquettes, tags) spécifiques.
- L’aggrégateur de fils rss pour : 1) suivre l’actualité des blogues, 2) se faire une copie de sécurité du carnet collectif, gérer et accéder à nos signets.
- Le courriel? Seulement pour l’information courante) : “hey la gang, l’asphaltage de la cour est remise à demain”, le calendrier et les échanges avec nos fournisseurs et entre les membres de l’équipe.
Les achats de serveurs vont se raréfier.. :- )
Par contre, cela va vouloir dire que les membres de l’organisation vont devoir sortir de leur zone de confort et s’adapter à une nouvelle structure documentaire et de façon de faire et d’accéder à l’information. Ils auront besoin d’être bien aiguillés et les outils mis en place pour eux, adaptés à leur conjoncture. Remarquez, je ne dis pas : des outils adaptés à eux. Je reviendrai sur ce point.
“Organiser les idées d’une manière non contrainte, comme une toile”. J’aime ça, ne serait-ce que parce que ça rejoint en partie ma façon de travailler, en cercles concentriques.
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